Regulamin EXPO

Regulamin Expo cyklu TRI TOUR 2019

  1. Postanowienia ogólne
  • Przepisy regulaminu obowiązują wszystkich wystawców/uczestników Expo cyklu TRI TOUR 2019.
  • Organizatorem Expo jest: KS TRI TOUR Stowarzyszenie z siedzibą w Poznaniu, ul. Smardzewska 21/4, 60-161 Poznań
  1. Zgłoszenia
  • Zgłoszenia do uczestnictwa w Expo odbywają się poprzez wypełnienie formularza zawartego w umowie zamieszczonej na stronie tritour.com.pl – expo oraz przesłania go za pośrednictwem poczty e-mail na adres expo@tritour.com.pl.
  • Wystawca jest zobowiązany zgłosić swój udział w Expo w terminie do 7 dni przed odbywającymi się zawodami. W przypadku zarezerwowania wszystkich miejsc organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia.
  • Potwierdzenie uczestnictwa w Expo organizator będzie wysyłał drogą elektroniczną na wskazany w formularzu zgłoszeniowym adres e-mail w ciągu 14 dni od daty otrzymania zgłoszenia. Otrzymanie potwierdzenia zgłoszenia jest ostatecznym potwierdzeniem rezerwacji stoiska.
  • Przesłanie formularza zgłoszeniowego jest równoznaczne z obowiązkowym uczestnictwem w Expo i dokonaniem opłaty zgodnej z niniejszym regulaminem.
  • W przypadku rezygnacji z uczestnictwa, wystawca jest zobowiązany do przesłania rezygnacji do organizatora na adres e-mail: expo@tritour.com.pl. Ostateczny termin rezygnacji mija na 30 dni przed odbywającymi się zawodami. Po tym terminie organizator rezygnacji nie przyjmuje.
  • W zależności od momentu zgłoszenia rezygnacji Organizatorowi przysługuje kara umowna w następującej wysokości: na 60 dni przed rozpoczęciem imprezy 30% wartości podpisanej umowy i na mniej niż 30 dni przed rozpoczęciem imprezy 100% wartości podpisanej umowy.
  • Organizator może odmówić uczestnictwa zgłaszającemu bez podania przyczyny. Termin odmowy może nastąpić na 7 dni przed obywającymi się zawodami. Odmowa zostanie przesłana na adres e- mail w formularzu zgłoszeniowym.
  • Opłaty za najem powierzchni EXPO dokonywane są jedynie przelewem na rachunek bankowy Organizatora wskazany na fakturze.
  1. Termin, miejsce, godziny otwarcia strefy Expo oraz zasady obowiązujące w strefie.
  • Sieraków 24,25,26 maja 2019r. Stadion TKKF ul. Poznańska 27, 64-410 Sieraków

24.05 – 15:00 – 21:00

25.05 – 7:00 – 21:00

26.05 – 8:00 – 16:00

  • Charzykowy 07,08,09 czerwca 2019Plaża miejska ul.Długa 35, 89-606 Charzykowy

07.06 – 14:00 – 21:00

08.06 – 7:00 – 21:00

09.06 – 8:00 – 16:00

  • Poznań 28,29,30 czerwca 2019r. Ośrodek POSiR ul.Wiankowa 3, 61-131 Poznań

28.06 – 12:00 – 21:00

29.06 – 7:00 -21:00

30.06 – 7:00 – 16:00

  • Szczecin 20,21.07.2019r. Teren Łasztowni ul. Tadeusza Wendy 8, 70-655 Szczecin

20.07 – 12:00 -21:00

21.07 – 7:00 – 15:00

  • Wystawcy mają obowiązek rozstawić swoje stoiska we wskazany przez Organizatora dzień i godzinie na każdych zawodach wg zawartej umowy, a także opuścić Expo w dniu i wskazanej godzinie wg zawartej umowy. Godziny rozstawienia będą kategorycznie przestrzegane, a Organizator ma prawo odmowy możliwości rozstawienia stoiska w przypadku spóźnienia się Wystawcy.
  • Wystawca ma obowiązek na swoim stoisku utrzymywać porządek w czasie trwania expo,
    a po jego zakończeniu uprzątnąć stoisko oraz wynieść śmieci w miejsce wyznaczone przez Organizatora.
  • Powierzchnia Expo określona jest na planie expo. Wszelkie wartości podane są w metrach. Wystawcy zobowiązani są do przestrzegania wymiarów swojego miejsca i niewychodzenie poza jego granice. W przypadku niezastosowania się do powyższego Organizator ma prawo usunąć przedmioty znajdujące się poza wyznaczonym terenem stoisk lub żądać opłaty za dodatkową przestrzeń w wysokości 300zł/netto/mkw.
  • Wystawca ma prawo do promocji swojego stoiska jedynie w jego granicach. Wszelkie reklamy wychodzące poza wyznaczony obszar lub postawione w innym miejscu na terenie Expo lub przed wejściem będą usuwane, a Organizator będzie miał prawo żądać opłaty za wykorzystaną dodatkowo przestrzeń.
  • Wystawca nie ma prawa podnajmować wynajętej przestrzeni wystawienniczej innym podmiotom bez wcześniejszej pisemnej zgody Organizatora.
  • Wystawca nie ma prawa do czynności pozostawiających trwałe zmiany w wynajętej powierzchni (wiercenia, klejenia, przytwierdzania w sposób, który pozostawi ślady). Wystawcy zostaną obciążeni kosztami napraw, które poniesie Organizator.
  • W przypadku gdy wystawca nie odeśle podpisanej umowy najmu powierzchni EXPO i nie uiści opłaty za stoisko Expo w terminie 7 dni od otrzymania przesłanej na adres email Wystawcy umowy najmu powierzchni EXPO wraz z fakturą zostanie skreślony z listy uczestników Expo, a zarezerwowane miejsce zostanie ponownie wystawione do sprzedaży.
  • Organizator zastrzega sobie prawo zmiany lokalizacji stoiska /powierzchni zamówionej przez Wystawcę jedynie w nagłych wypadkach.
  • Organizator dołoży wszelkich starań, aby odpowiednio wcześnie poinformować Wystawcę         o dokonanych zmianach.
  • Organizator zastrzega sobie prawo umieszczania na terenie stoiska elementów ogólnej informacji i infrastruktury.
  • Organizator zastrzega sobie prawo do filmowania i fotografowania ekspozycji towarów i usług eksponowanych się na terenie EXPO oraz wykorzystywania tych materiałów do celów reklamowych i marketingowych Organizatora.
  1. Opłaty i szczegóły organizacyjne
  • Sieraków 1m2 opłata wynosi 100 zł netto
  • Charzykowy stoisko 9m2 opłata wynosi 100 zł netto, przy stoiskach większych opłata liczona jest proporcjonalnie do stawki wyjściowej.
  • Poznań 1m2 opłata wynosi 100 zł netto
  • Szczecin stoisko 9m2 opłata wynosi 100 zł netto, przy stoiskach większych opłata liczona jest proporcjonalnie do stawki wyjściowej.
  • Wystawcy mają obowiązek rozstawić swoje stoiska w dniu rozpoczęcia funkcjonowania strefy na 2h przed jej otwarciem z gotowością do działania, a także opuścić strefę w dniu zakończenia działania strefy Expo do godziny 20:00. Organizator ma prawo odmówić możliwości wystawienia stoiska w przypadku znaczącego opóźnienia przybycia wystawcy.
  • Organizator nie udostępnia wyposażenia stoisk.

*cennik nie dotyczy stoisk gastronomicznych, warunki wynajmu powierzchni gastronomicznych na podstawie osobnego cennika.

  1. Ochrona i odpowiedzialność
  • Wystawca ponosi wszelkie koszty ewentualnych szkód wyrządzonych przez niego samego oraz osoby w jakikolwiek sposób z nim związane.
  • Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoje stoisko oraz wszelkie przedmioty znajdujące się na nim i w jego najbliższym otoczeniu.
  • Organizator nie ponosi odpowiedzialności za przedmioty pozostawione na stoisku oraz szkody w mieniu Wystawców spowodowane przez osoby trzecie
  • Organizator zapewnia zewnętrzną ochronę terenów EXPO w godzinach zamknięcia EXPO.
  • Organizator nie zapewnia indywidualnej ochrony stoisk podczas trwania EXPO oraz w godzinach jego zamknięcia, nie odpowiada więc za pozostawione na stoiskach przedmioty.
  • Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane działaniem siły wyższej.
  • Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania, częściowego zamknięcia lub czasowego skrócenia terminu odbywania się EXPO, wynikających z przyczyn niezależnych od Organizatora. W tym przypadku nie przysługuje zwrot lub zmniejszenie wniesionej uprzednio opłaty.
  1. Wyłączenia obowiązujące podczas EXPO TRI TOUR 2019
  • Sprzedaż produktów z oficjalnej serii SUPER LEAGUE TRIATHLON może być prowadzona jedynie przez przedstawicieli Organizatora oraz firmy z zakupioną licencją SUPER LEAGUE TRIATHLON na Europę.
  • Na EXPO obowiązuje kategoryczny zakaz sprzedaży i promocji produktów i usług, których użytkowanie jest prawnie zakazane. W przypadku niedostosowania się do wymogów, Organizator zastrzega sobie prawo usunięcia Wystawcy z terenów targowych bez zwrotu poniesionych kosztó
  • Na EXPO obowiązuje zakaz promocji imprez i sprzedaży pakietów imprez konkurencyjnych w stosunku do imprez na licencji SUPER LEAGUE TRIATHLON,
    in. imprez z cyklu IRONMAN.
  • Organizator zastrzega możliwość niewyrażenia zgody na promocję lub sprzedaż produktów Wystawcy, które okażą się produktami konkurencyjnymi w stosunku do produktów bądź usług reklamowanych lub sprzedawanych przez sponsorów lub partnerów poszczególnych imprez wchodzących w skład cyklu Tri Tour 2018.
  • Niezastosowanie się do zapisów z punktów pkt. 1-4 będzie skutkowało karą usunięcia swojego stoiska z EXPO bez zwrotu poniesionych kosztó
  1. Postanowienia dodatkowe
  • Wystawcy nie mają prawa do używania logotypów cyklu TRI TOUR I SUPER LEAGUE TRIATHLON świadczenie to zarezerwowane jest jedynie dla partnerów i sponsorów imprezy.
  • Formularz rejestracyjny oraz Umowa najmu powierzchni EXPO stanowi integralną część niniejszego Regulaminu.
  • Ostateczna interpretacja regulaminu Expo w cyklu TRI TOUR należy do Organizatora.
  • Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie, o których będzie informował Wystawców drogą mailową.